Organizzando viaggi a piedi, il lavoro del mio tour operator Destinazione Umana si basa -quasi per tutte le proposte- sul rapporto con guide ambientali escursionistiche. Alcune volte ideiamo noi un viaggio e poi cerchiamo la persona che guidi il gruppo. Altre volte sono proprio le guide che ci contattano perché hanno in mente un itinerario di più giorni e vogliono collaborare per la vendita. Nella maggior parte dei casi sono rapporti fruttuosi, dove ognuno ha ben chiaro quale sia il proprio ruolo e ci si supporta a vicenda. Capita anche che questo non accada. Succede, soprattutto, quando si è alle prime armi ma anche quando si interpreta il ruolo del tour operator come quello del “burocrate”.
In questo articolo parliamo di:
- Come una guida può proporsi a un Tour Operator
- Cosa si aspetta un Tour Operator dalla collaborazione con una guida
- Quali sono le attività che svolge un Tour Operator quando collabora con una guida
- Quale vantaggio ha una guida che collabora con un Tour Operator
- Come si stabiliscono i compensi tra guida e Tour Operator?
- Sei una guida e vuoi lavorare con i Tour Operator?
Per vendere un itinerario non basta pensarlo e poi portare il gruppo sul campo. Per passare dall’idea alla pratica bisogna attraversare molte fasi, a volte entusiasmanti, a volte noiose, che vanno ben oltre l’emissione delle fatture. Nel mezzo c’è tantissimo lavoro di relazione con fornitori e clienti, di promozione e cura dei contatti, di verifica che tutto fili alla perfezione prima, durante e dopo il viaggio. Per quel che ci riguarda, anche di creazione di valore aggiunto “ispirazionale” che permette alle nostre proposte di distinguersi dai competitor.
Quando ognuno ha ben chiaro quali siano i propri confini e si affida anche alla professionalità dell’altro, il risultato è assicurato. Diversamente il gruppo magari parte, ma il cammino si fa più complicato e rischioso.
Come una guida può proporsi a un Tour Operator
La prima fase fondamentale per collaborare con un Tour Operator è la ricerca del partner giusto, che lavora con la tua stessa filosofia o con un approccio simile. Mi spiego con un esempio. Se sei una guida turistica che lavora su Firenze e hai ideato un pacchetto di più giorni per scoprire i lati più nascosti della città, sarà utile per te cercare di collaborare con chi ha già a cuore questo tipo di approccio. Meglio se non ha già la città nel catalogo.
Prima di contattarli, leggi come si raccontano online e presentati facendo capire i motivi per cui hai scelto proprio loro. Evita email asettiche con il curriculum allegato e una riga di invito a collaborare, perché nella maggior parte dei casi vengono cestinate. Cerca piuttosto di far capire che apprezzi il modo in cui lavorano e che ti piacerebbe collaborare perché hai in mente un pacchetto originale. Dai concretezza alla proposta ma evita di entrare troppo nei dettagli, quelli saranno utili dopo un primo segnale di interesse.
Concludi fornendo già qualche disponibilità per fissare una call conoscitiva. Personalmente, preferisco ricevere mail a telefonate per questo tipo di collaborazioni, così da avere il tempo di ragionarci e andare a cercare la guida online e vedere un po’ come lavora. Ma se preferisci parlare, nulla vieta che anticipi la mail con una chiamata che abbia lo stesso approccio.
Cosa si aspetta un Tour Operator dalla collaborazione con una guida
Quando ricevo una candidatura per lavorare insieme su un itinerario, come Tour Operator mi aspetto che la guida lo abbia già testato. Magari anche per conto proprio, non necessariamente con un gruppo, ma dò per scontato che abbia già fatto i dovuti sopralluoghi e che conosca molto bene il percorso.
È molto importante che quello che propone a me sia qualcosa da realizzare in esclusiva. Non significa inventare percorsi nuovi, ma lavorare insieme a una proposta che poi venderà solo assieme a me.
Un Tour Operator che lavora su una particolare nicchia di pubblico potrebbe anche voler personalizzare la proposta. Per Destinazione Umana, ad esempio, tengo molto che emerga il valore aggiunto: l’ispirazione. Per questo il pacchetto comprende anche le call pre-partenza con la nostra psicologa ispirazionale per i viaggi lunghi, la guida di viaggio in regalo e altre sorprese nascoste nel viaggio, che puntano soprattutto all’incontro con persone del luogo.
Mi aspetto, inoltre, che ognuno sappia quali sono i propri ruoli e, di conseguenza che il nostro lavoro non venga sottovalutato o considerato come un mero “passacarte”. Per questo è importante che la guida sia a conoscenza di quali sono le attività che spettano al Tour Operator.
Quali sono le attività che svolge un Tour Operator quando collabora con una guida
Le attività possono essere di vario tipo ed è importante definirle prima di iniziare a collaborare, se necessario anche con una scrittura privata tra le parti.
Alla base il Tour Operator è indispensabile per fornire la licenza per vendere il pacchetto. Anche se ti limiti a questo tipo di collaborazione, non sottovalutare questo ruolo, perché, di fatto, si sta assumendo la responsabilità di ciò che accadrà durante il viaggio. Il TO si occuperà inoltre di tutta la gestione amministrativa: prenotare, curare il rapporto con gli host e le differenti condizioni di prenotazione, incassare dai clienti e pagare i fornitori, compresa te come guida.
Si può anche decidere di lavorare insieme alla promozione del viaggio co-progettato. In questo caso la guida potrà anche beneficiare dei contatti che il Tour Operator ha raccolto e curato nel tempo, oltre che a tutta la sua brand reputation.
IL TO può, inoltre, gestire per conto della guida le prenotazioni, supportarla nella definizione dei percorsi e fornire spunti utili per il miglioramento della proposta.
Quale vantaggio ha una guida che collabora con un Tour Operator
Il primo vantaggio evidente della collaborazione di una guida con un Tour Operator è quello di poter vendere un pacchetto turistico (che come libero/a professionista non può fare). Subito dopo ci sono i benefici di collaborare con una realtà strutturata che ha una visione completa su tutto ciò che serve ad un viaggio per poter funzionare.
Unire le forze con un Tour Operator è utile soprattutto per svolgere al meglio il proprio lavoro di guida, occupandosi delle persone con cui sta viaggiando, alleggerendosi di tutte le altre attività. Rispondere alle domande e richieste personalizzate di ciascun potenziale cliente richiede tempo, tempestività e, a volte, un buona dose di pazienza. Difficile farlo quando si ha un gruppo da gestire e magari una connessione che va e viene in viaggio. Eppure, anche da quelle risposte dipende il buon esito delle prenotazioni.
Come si stabiliscono i compensi tra guida e Tour Operator?
È un tema di cui si parla poco perché non siamo allenati a parlare di soldi, ma si tratta di lavoro quindi il compenso è una parte importante dell’accordo. Personalmente credo che si tenda spesso a sottovalutare e sottopagare il nostro settore, invece per offrire servizi migliori dovremmo tutti lavorare in maniera sostenibile. Per questo credo che sia utile mettere tutto sul tavolo in modo chiaro fin dall’inizio. Quando posso cerco di non trattare mai sul compenso richiesto dalle guide e mi aspetto altrettanto da loro.
La guida lavora al meglio quando può dedicarsi alla cura del gruppo sul campo. Il Tour Operator la supporta per arrivare a quel risultato prima, durante e dopo il viaggio. Se ognuno ha ben chiari su quali siano i propri compiti e si affida all’altro senza entrare nel merito delle altrui competenze (e relativi compensi), quasi certamente sarà una partnership win-win.
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